Modern dönemin getirilerinden biri de artık bir işi yapabilmek için, fiziksel olarak o ortamda bulunmaya ihtiyacımızın olmaması. Evden çalışma ya da yaygın adıyla “Remote Working” o kadar yaygınlaştı ki pek çoğumuz evimizin rahatlığında araştırmalarımızı yapabiliyor, raporlarımızı sunabiliyor hatta online teknolojiler sayesinde toplantılarımızı da gerçekleştirebiliyoruz.
Özellikle son zamanlarda etkili olan pandemi sürecinin beraberinde getirdiği eve kapanmaların da etkisiyle çoğu insan evlerinden, home office, çalışmaya başladı. Online çalışan iş kollarının en başında yazılımcılar ya da yazarlar geliyor olsa da çoğu operasyonel ya da yönetimsel departmanlar da son zamanlarda evden çalışmaya uygun hale gelmiştir.
Pek çoğumuz için Home Office çalışma süreci yeni bir durum olsa da bazı insanlar bu şekilde yıllardır çalıştığından etkili düzenler ortaya koyabilmişler. Günümüzde evden çalışmaya yeni başlayacak insanlar ise yıllardır bu şekilde çalışan insanların deneyimlerinden çıkardığı ufak iyileştirmeleri yaparak çalışma verimlerini kat be kat arttırabilirler. Verim artırmak için yapılacak düzenlemeler çok zor olmasa da çoğu zaman neyi nasıl yapmamız gerektiğini bilemediğimizden düzenleme yapmak pek de kolay olmuyor. İşte hepinize avantaj sağlayabilecek “Remote” çalışmada verim artırma yöntemleri:
1. Masada Çalışmaktan Kaçmayın!
Home Office çalışma düzeni olunca çoğu insan çalışmalarını koltuğa uzanıp yanına kahvesini alıp kucağında dizüstü bilgisayar ile çalışmak olarak hayal edebilir. Ama yoğun ve düzenli çalışmak istediğinizde fark edeceksiniz ki koltukta uzanarak çalışmak ne ergonomik olarak sizi mutlu eder ne de işlerinizi hızlandırır. Her ne kadar evde de olsanız masada çalışmadan iş yaptığınız psikolojisine de girmeniz çok zor. Tabii ki yanınızda kahve ya da atıştırmalık gibi şeyler bulundurabilirsiniz ama bunları masa başında kurduğunuz düzenin içerisine eklemeniz çok önemli.
2. İkinci Monitör Kullanmak İşinizi Kolaylaştırır.
Genel kanı olarak evden çalışmada bir laptop ya da masaüstünde ve bir ekranda çalışmak akla geliyor. Bu şekilde çalışan çok olmakla birlikte iki ekran kullanmayı deneyip pişman olan insan hiç yoktur. Gün içerisinde işlerinizle ilgili olarak bir yandan araştırma yapmanız gerekirken diğer yandan da raporlama ya da sunum hazırlama gibi farklı birkaç iş sizi meşgul edebilir. Tek ekranlı bir çalışma sisteminde hem pek çok sekme hem de bir o kadar çok farklı programı sürekli küçültüp büyütmeniz işinizi yavaşlatırken dikkatinizin dağılmasına da neden olabilir. İki ekran kullandığınızda ise monitörleri farklı işlere göre ayırıp iki monitörde de aynı anda bakmanız gereken şeyleri açabilirsiniz. Çift monitörü kullandığınızda ilk aklınızdan geçen büyük ihtimalle ‘’Ben bunu daha önce neden denemedim’’ olacaktır.
3. Harici Klavye ve Mouse Hızınıza Hız Katacaktır.
Monitör kadar önemli olan bir diğer husus ise Mouse ve klavyenin kullanım kolaylığıdır. Tek ekran kullansanız bile çoğu zaman boynunuzun tutulmaması için dizüstü bilgisayarınızı bir standa koyup ekranı yükseltme ihtiyacı duyarız. Fakat bu gibi durumlarda klavyeye erişirken ergonomik problemlerle karşılaşırız. Bu gibi durumlarda harici klavye bir lüks olmaktan çıkıp işin yapılabilmesi için bir ihtiyaç haline gelmektedir. Benzer olarak dizüstü bilgisayarlarda tasarlanan mousepadler daha çok anlık kullanım içindir. Uzun süreli kullanımda bir mouse kullanmanız işinize hız katacaktır.
4. Çalıştığınız Ortamı Canlandırın!
Home Office çalıştığım için her ortamda çalışırım diye düşünmemeniz gerekiyor. Çünkü her ortamda aynı verimle çalışmanız pek de mümkün değil. Çalışma ortamınızı renklendirmeniz gerekiyor ki daha yüksek motivasyonla işinize odaklanabilesiniz. Pek akla gelmese de bir çalışma ortamında mutlaka saksıda çiçekler olmalı ki biraz yeşillik sizi depresif halden soyutlasın. Ek olarak çalışma ortamındaki ışık da canlanmanızda son derece etkili. Loş ışıkta çalışmak tüm enerjinizi düşürüp uykulu bir hal verebilirken çok yüksek ve beyaz ışık altında çalışmak ise odaklanma problemlerini ortaya çıkartabilir. Yoğun konsantrasyon için gün ışığına yakın kuvvette sarı ışıklar kullanmak için ideal olarak görülüyorlar. Renkli bir çalışma ortamı için yapabileceğiniz bir diğer şey ise bir mantar panoyu yakınızdaki bir yere konumlandırmanız. İş planınız için etkili olmasının yanı sıra mantar panoya konumlandıracağınız notların renkli kağıtlardan seçilmesi enerjinizin artmasına yardımcı olur.
Home Office çalışırken veriminizi artıracak birkaç ana maddeye değindik. Peki ya tüm bunları yapmamıza rağmen işimize odaklanamıyorsak? Muhteşem bir çalışma ortamı kurmasına karşın işe odaklanamama da çok sık görülen bir durum. Bu durumun en önemli nedeni çalışma esnasında odağınızın başka şeylere kaymasıdır. Bir işle meşgulken ortamda bulunan bir olaya müdahale etme ihtiyacı duyuyorsanız işe odaklanamamışsınız demektir. Birkaç madde ile çalışma esnasında nasıl işe daha iyi odaklanılabilir diye incelersek eğer:
1. Gün ve Haftanızı Programlayın.
Bir işe başlamadan önce o işi programlamanız işin daha hızlı ve doğru bitmesi için olmazsa olmaz bir basamaktır. Haftanın ilk günü o gün neler yapacağınızın bir listesini çıkartın. Daha sonra haftalık da plan yapıp işlerinize öyle başlayın. Program yapmak için defter şeklinde ajanda kullanabileceğiniz gibi Google ajanda gibi uygulamalar vasıtasıyla da günlük işlerinizi kaydedebilirsiniz. Tüm bunların haricinde hazır proje yönetim programlarını da kullanmanız iş verimliliğinizi iyileştirmek açısından yararınıza olacak bir durumdur. Bu konuda yardımcı pek çok program var olmakla birlikte size kendimin de kullandığım programı önerebilirim: https://www.yesilscience.com/tr/online-scrum-tablosu-uzaktan-calisan-ekipler-icin-google-drive-ile-proje-yonetimi/
2. Çalışma Alanınızla Yaşam Alanınızı Ayırın
Evden çalışmakta en büyük sıkıntı ev işleri ile profesyonel işlerinizin birbirinin içine girmesidir. Örneğin; bilgisayardan bir sunum hazırlamaya çalışırken aklınıza ev temizliği geliyorsa o sunum tahmin edilenden çok daha uzun sürecektir. Bu sorunun üstesinden gelmek için yapılacak en iyi yöntem yaşam alanınızın dışında kalan bir noktayı kendinize çalışma alanı olarak belirlemeniz. Eviniz yeterince geniş ise evin en sessiz alanını çalışma odası yapabilirsiniz. Ama bir oda ayıracak genişlikte eviniz yoksa evin en sessiz odasında bir köşeyi sırf işiniz için ayırın ve diğer ev işlerinden izole bölge ilan edin. Bu sayede iş yaparken kendinizi sanki evinizde değilmiş gibi düşünüp aklınıza ev ile ilgili gelen sorunların çalışma konsantrasyonunuzu düşürmesine izin vermemiş olursunuz.
3. Günlük Çalışma Saatinizi Belirleyin ve Bu Saatleri Aileniz ile Paylaşın
Bir işi planlayıp o gün içerisinde bitirmeye karar verseniz bile ‘’Zaten evden çalışıyorum akşama doğru yaparım.’’ Şeklinde düşünmek iş verimliliğiniz açısından çok doğru olmayacaktır. Bir ofiste çalıştığınızı hayal edip kendinizi ona göre planlayın ve günlük çalışma saatleri oluşturun. Oluşturduğunuz bu saatleri çalışma ortamından çıkmadan geçirmeniz önem arz ediyor. Buna ek olarak bu saatlerden önce ailenizi bilgilendirmeniz de önemli bir husus. Bu sayede iş ile ilgili olmayan bir konuda meşgul edilmekten kurtulursunuz. Eminim bu ipuçlarına dikkat ettiğiniz müddetçe çalışma veriminizde fark edilir bir iyileşme olacaktır.
Yazar
Efe C. Yavuzsoy
Marketing
