Bildiğiniz gibi COVID-19 salgını ile birlikte kocaman şirketler, startup’lar, üniversiteler, araştırma grupları kısacası her şekilde bir proje yönetimi barındıran tüm ekipler online çalışmanın yollarını aradı. Bu sebeple de özellikle sesli/görüntülü iletişim kanallarının bir çok seçeneği paylaşılmaya ve kullanılmaya başlandı. Fakat burada daha da önemli bir detay olan, iletişimi sağlamaktan da öte görevlerin paylaşılması ve uzaktan düzenli olarak yönetimi kaçırılan bir detay.

Bu sebeple Yesil Science olarak online task yönetimine ihtiyaç duyan tüm ekipler için Agile (Agile nedir ?) yöntemlerinden Scrum’ın (Scrum nedir?) kendi çalışma sistemimize modifiye ettiğimiz, tamamen Google Drive tabloları üzerinden çalışan kullandığımız halini herkes için açmaya karar verdik. Kendi proje yönetiminiz için başka hiçbir araca ihtiyaç duymadan ücretsiz olarak kullanabilirsiniz.

Yesil Science olarak salgın öncesi de yarı-fiziksel, yarı-online çalışan bir ekip olarak uzun zamandır uyguladığımız bir sistemdi. Umarım tüm diğer ekipler için de faydalı olur.

Tabloyu kullanmadan önce temel Scrum kavramlarını bilmeniz avantaj fakat bilmeseniz bile sistemi nasıl uygulayabileceğinizi anlattığımız alttaki bölümü okuyarak kolayca kavrayabilir ve uygulayabilirsiniz. Farklı ülkelerden ekip arkadaşlarımız olduğu için sistemi tamamen İngilizce olarak tasarladık ve kullanıyoruz. Türkçe anlatımını yine alt kısımda bulabilir, kendi sisteminizde değişiklik yapabilirsiniz.

Burada uyguladığımız ve anlattığımız sistem Scrum metoduna dayalı fakat Yesil Science olarak kendi içimizde modifiye ettiğimiz, farklılıklar içeren bir sistemdir.

1- Sprint, PBI, Task, Assign, Effort, Daily Scrum nedir ?

Sprint aslında adından da anlaşılabileceği gibi koşu demektir. Ekip olarak yapacağınız koşu yani çalışma periyodunuzdur. Bu sürekli tekrarlanan periyod yani sprintler ekipten ekibe göre değişmekle birlikte genellikle 1-4 hafta arasındaır. Biz online çalışan ekipler için ekip-içi odağı kaybetmemek adına 1 haftalık sprintleri öneriyoruz. Her sprint için ekip olarak bir hedef belirlemeli bu hedef mümkünse bir ürün olmalıdır. Ürün derken geliştirmeye çalıştığınız nihai ürün değil her türlü çıktı kastedilmektedir.

PBI (Product Backlog Items) her sprint için belirlediğiniz hedefleri tanımlar. Bu hedefleri sprintin başında yapacağınız bir toplantıyla ölçümlenebilir,metrikler olarak belirlemelisiniz.

Task aslında bildiğimiz gibi görev. Her task mümkün olduğunca sadece bir kişiye atanmalı (Assign), spesifik ve net bir şekilde yazılmalıdır. Her sprint için (örn 1 haftalık) o hafta boyunca o kişinin bu task’e kaç saat ayıracağını belirtmelisiniz. (Effort)

Daily Scrum, burada belirlediğiniz her görev için her gün ekip olarak kısaca toplanıp ne durumda olduğunuzu anlatarak birbirinizi güncellemek ve tabloda o güne karşılık gelen kısımda eforunuzu girmelisiniz. Örneğin 5 saatlik bir task girildiyse, o gün 2 saatlik efor harcadıysam tabloya kalan saati, yani 3 olarak girmeliyim. Günlük güncellemeyi her gün belirlediğiniz bir saatte kullandığınız iletişim kanalı üzerinden (Slack,Discord,Whatsapp vs.)  yapabilirsiniz. 

2- Tabloyu nasıl anlayıp, kullanabilirim ?

Tabloda 3 sekme bulunmaktadır :
– BurnDown Charts
– BurnDown Inputs
– Scrum System

İlk olarak “Scrum System” sekmesinden başlamak istiyorum: 

Scrum System

Bu tabloda kabaca uzun dönemde nasıl bir sprint döngünüz olduğu, bir ay boyunca kaç sprint koştuğunuzu ve nasıl zamana planladığınızı gösteriyor. Tablodaki, kendi planımız 2 aylık periyodlar için 1 haftalık sprintler şeklinde. Yine aynı bu sekmede yer alan Daily Scrum da yukarıda bahsettiğimiz günlük ekip içi güncellemer için iletişim kanallarında kullanabileceğiniz bir yazı formatı içeriyor.

Scrum System

BurnDown Inputs

Hedeflediğiniz çıktıları her sprintin başında tüm ekip olarak belirlemeli PBI (Product Backlog Items) bölümüne yazmalısınız. Bu PBI’lara bağlı olarak yapılacak işleri detaylandırmalı, her birini bir task’e dönüştürmeli, bir kişiye atamalı ve o task’e harcanacak eforu girmelisiniz. Bu eforu da tüm ekip günlük olarak güncellemeli, harcadığını düşerek kalanını tabloya işlemelidir. Tabloda tüm anlatılanların örneklerini inceleyebilirsiniz. 

BurnDown Charts

Bu sekmedeki grafiklerde bir önceki sekmede girdiğiniz eforlara bağlı olarak kalan eforun günlere göre değişimini inceleyebilir, hedefinize göre performansınızı anlık izleyebilirsiniz.

 

Umarım kullanabileceğiniz, uzaktan çalışma sistemine ayak sağlayabilmenizi sağlayacak sistem olur sizin için de. Her türlü soru ve katkınız için sosyal medya hesaplarımdan ben (Yusuf Yeşil) veya ekip arkadaşlarımla iletişime geçebilirsiniz.

Teşekkürler

Yazar

Yusuf Yeşil

Dr.Yusuf Yeşil

CEO&FOUNDER

Related Post

Bir Cevap Yazın